Mitarbeiter, die für längere Zeit nicht aktiv mitarbeiten, solltest du in der Benutzerverwaltung in der Regel nicht löschen, sondern auf inaktiv setzen.
Dadurch bleibt deine Benutzerliste übersichtlich und du verhinderst, dass versehentlich nicht verfügbare Mitarbeiter Aufgaben zugewiesen bekommen.
Benutzer aktiv/inaktiv schalten: Status > Schalter ein- oder ausschalten
Benutzer löschen: Aktion > Mülleimersymbol
Vorteile eines inaktiven Benutzers
Ein inaktiver Benutzer:
- bleibt im System erhalten
- kann nicht mehr regulär in Aufgaben ausgewählt werden
- kann später jederzeit wieder aktiviert werden
Das eignet sich besonders für:
- Saisonkräfte
- Mitarbeiter in Elternzeit
- externe Dienstleister
- vorübergehende Abwesenheiten
Benutzer wieder aktivieren
Sobald ein Mitarbeiter wieder verfügbar ist, kannst du den Benutzer jederzeit erneut auf aktiv setzen.
Die bisherigen Einstellungen und Berechtigungen bleiben dabei erhalten.
Wann sollte ein Benutzer gelöscht werden?
Das Löschen eines Benutzers empfiehlt sich nur, wenn:
- der Benutzer endgültig nicht mehr benötigt wird
- keine relevanten Daten oder Verknüpfungen erhalten bleiben müssen
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